Sull’antiriciclaggio doppia via per gli studi associati e le Stp
L’applicazione della normativa antiriciclaggio richiede allo studio professionale un approccio sempre più puntuale e dettato da procedure, con la naturale necessità di una suddivisione di ruoli e compiti per giungere a una struttura organizzativa capace di far fronte agli adempimenti richiesti.
In particolar modo, gli studi associati o le società tra professionisti (Stp) sono chiamati a un esame della loro organizzazione per poter individuare, tra le possibilità concesse dalle disposizioni antiriciclaggio, le modalità di applicazione più idonee alla loro struttura. Alcuni adempimenti possono, infatti, essere gestiti sia in modo separato che in modo accentrato. Scelta che risulterà fondamentale per determinare la struttura dell’organizzazione e le modalità operative di applicazione della normativa. I principali presidi sui quali lo studio associato/Stp può effettuare simili valutazioni sono l’autovalutazione del rischio, la struttura delle procedure operative di adeguata verifica e la conservazione dei dati.
L’autovalutazione del rischio
Circa l’obbligo di autovalutazione del rischio, si potrà decidere di impostarla sia in modo accentrato, considerando quindi ai fini della determinazione del rischio inerente la totalità dei clienti e degli incarichi gestiti dallo studio, sia in modo individuale, dove ogni professionista baserà il proprio calcolo e la propria valutazione solamente sui clienti ed sugli incarichi gestiti personalmente. In quest’ultimo caso è consigliabile che tutti i professionisti associati/soci dello studio utilizzino la stessa metodologia di valutazione e matrice di calcolo riportate nella regola tecnica n. 1 del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti, ricavando così singole autovalutazioni il più possibile oggettive.
L’adeguata verifica
La regola tecnica n. 2, dedicata all’adeguata verifica, prevede che per gli incarichi affidati a uno studio associato o a una Stp, l’identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo sia svolta dal professionista incaricato dello svolgimento della prestazione, che ne risulta il responsabile. Per eventuali successivi incarichi affidati dallo stesso cliente e qualora i dati del cliente risultassero aggiornati, gli obblighi di identificazione possono considerarsi già assolti, evitando allo studio il ripetersi di adempimenti formali. Rimane però in capo al professionista incaricato la raccolta delle informazioni su “natura e scopo” della prestazione professionale e la determinazione della valutazione del rischio cliente/operazione. Utilizzando questa modalità operativa, lo studio imposta una procedura di adeguata verifica centralizzata, dove è possibile evitare nuove identificazioni, poiché i dati del cliente sono già stati raccolti e verificati dal collega di studio.
Nulla vieta, però, a ogni associato/socio di strutturare una procedura di adeguata verifica autonoma, dove per ogni incarico è il nuovo professionista responsabile che effettua una propria adeguata verifica completa.
All’interno del mandato è sempre consigliato attribuire l’incarico a uno degli associati, per evitare che la responsabilità connessa agli adempimenti dell’adeguata verifica della clientela possa ricadere su tutto lo studio.
La conservazione dei dati
Anche il sistema di conservazione dei dati potrà essere gestito in modo centralizzato, con l’utilizzo di un unico archivio, purché sia rispettata la protezione dei dati personali e l’accessibilità sia garantita a tutti i soggetti associati/designati. Ipotizzando un sistema di conservazione informatico, è possibile evitare il ripetersi dell’inserimento di dati già presenti, purché si trovi indicazione del professionista responsabile dei singoli incarichi professionali. La scelta di un sistema di conservazione centralizzato è possibile anche se l’attività dello studio associato/Stp si sviluppa su più sedi, purché sia garantita una pronta reperibilità e disponibilità dei dati e il processo di conservazione sia riportato all’interno di una procedura e rispettato da tutti gli incaricati. Anche per la conservazione è facoltà dei professionisti associati/soci decidere l’utilizzo di un sistema autonomo (sia questo cartaceo, informatico o “misto”) e in questo caso ogni professionista dovrà conservare i dati e la documentazione dei propri clienti e relativi incarichi.
L a scelta di una gestione accentrata dell’antiriciclaggio può rappresentare per gli studi associati/Stp una semplificazione e un contenimento dei costi; per poter essere pienamente efficace richiede però un maggiore sforzo organizzativo.
Consulente Alavie
